Wawi, Zahlungen, Versand, Buchhaltung: Anbindungen beim Wechsel zu Shopify

Ob eine Shopify-Migration im Alltag funktioniert, entscheidet sich nicht am Theme, sondern an den Anbindungen: Warenwirtschaft, Zahlungsarten, Versand, Buchhaltung, Marktplätze, Newsletter und Tracking. Die gute Nachricht: Für fast jedes im deutschsprachigen Raum verbreitete System gibt es einen Weg. Die wichtige Nachricht: Einige davon laufen über Apps mit monatlicher Gebühr, und ein paar Dinge, die du aus deinem Altsystem kennst, kann Shopify nicht selbst.

Dieser Beitrag gehört zu unserem Leitfaden zur Shopify-Migration und geht die Systemlandschaft durch, die an deinem Shop hängt. Ziel ist eine Liste, mit der du vor dem Projekt weißt, was bleibt, was ersetzt wird und was zusätzlich Geld kostet.

Warum entscheiden Anbindungen über den Projekterfolg?

Weil sie den Unterschied machen zwischen einem Shop, der verkauft, und einem Betrieb, der funktioniert. Ein Shop ohne Warenwirtschaft ist schnell umgezogen. Ein Shop, an dem Lager, Buchhaltung, Versand und drei Marktplätze hängen, ist ein Systemwechsel, bei dem der Shop nur das sichtbarste Teil ist.

Aus der Praxis: Die meisten Überraschungen in Migrationsprojekten kommen nicht aus der Datenübernahme, sondern aus den Randsystemen. Eine Zahlungsart, die es so nicht mehr gibt. Ein Etikettendruck, der plötzlich anders läuft. Ein Buchhaltungsexport, den niemand eingeplant hat. Deshalb gehört die Bestandsaufnahme dieser Systeme an den Anfang, nicht ans Ende.

Geh am besten mit einer einfachen Frage durch dein Tagesgeschäft: Welches System erfährt von einer Bestellung, und in welcher Reihenfolge? Diese Kette musst du nach dem Wechsel wieder geschlossen bekommen.

Bleibt deine Warenwirtschaft führend?

Das ist die erste Grundsatzentscheidung, und sie bestimmt den gesamten Zuschnitt des Projekts. Es gibt zwei Modelle.

Modell 1: Die Warenwirtschaft bleibt das führende System. Artikel, Bestände und Preise werden dort gepflegt und an Shopify übertragen, Bestellungen laufen zurück in die Warenwirtschaft. Shopify ist in diesem Modell das Schaufenster, nicht die Datenzentrale. Anbindungen dieser Art gibt es unter anderem für JTL-Wawi, PlentyONE, Xentral, Billbee, weclapp und Afterbuy. Auch Pickware, das viele aus der Shopware-Welt kennen, ist seit 2022 für Shopify verfügbar.

Modell 2: Shopify übernimmt. Artikel und Bestände leben im Shop, ergänzt um Apps für Rechnungen, Versand und Buchhaltung. Das ist schlanker und günstiger, solange dein Geschäft mit einem Lager, überschaubaren Prozessen und wenigen Kanälen auskommt.

Für JTL-Anwender behandeln wir diese Weiche ausführlich im Beitrag von JTL-Shop zu Shopify, weil dort noch eine Besonderheit dazukommt: Wer die Wawi behält, exportiert gar nicht aus dem alten Shop, sondern lässt die Warenwirtschaft den neuen befüllen.

Ein Hinweis zur Bewertung von Anbindungen: Schau dir vor der Entscheidung an, wie eine App im Shopify App Store bewertet wird und wie viele Rezensionen es gibt. Die offizielle Anbindung von PlentyONE etwa steht im App Store bei 1,2 von 5 Sternen (Stand September 2026). Das ist kein Ausschlusskriterium, aber ein Grund, vor dem Projekt einen Testlauf mit echten Daten zu fahren statt danach.

Welche Zahlarten hast du nach dem Wechsel?

Andere als heute, und das ist der Punkt, an dem du deine Kundschaft im Blick behalten musst. Shopify Payments ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügbar. Die offizielle Liste für Deutschland nennt laut Shopify-Hilfe Karten, die beschleunigten Bezahlwege Apple Pay, Google Pay und Shop Pay sowie lokale Methoden wie Klarna (Stand September 2026).

Drei Dinge daraus sind für deutsche Händler entscheidend:

• Klarna deckt den Rechnungskauf ab. Über Shopify Payments stehen der Kauf auf Rechnung mit Zahlungsziel, die Sofortzahlung per Bankabbuchung und der Ratenkauf zur Verfügung. Für viele Shops ersetzt das den klassischen Rechnungskauf.
• PayPal ist ein eigener Anbieter. Du bindest es zusätzlich ein. Der Vorteil: Bei aktivem Shopify Payments fällt für PayPal Express keine zusätzliche Transaktionsgebühr von Shopify an.
• SEPA-Lastschrift und Sofortüberweisung stehen nicht auf der Liste. Wer sie braucht, geht über einen fremden Zahlungsanbieter und zahlt dafür die Transaktionsgebühr, deren Höhe vom Plan abhängt.

Praktischer Rat: Zieh vor dem Wechsel eine Auswertung, welche Zahlarten in den letzten zwölf Monaten tatsächlich genutzt wurden. Oft stellt sich heraus, dass eine Zahlart, um die im Projekt lange diskutiert wird, unter zwei Prozent der Bestellungen ausmacht, während eine andere still das Geschäft trägt.

Was wird aus Versand und Etiketten?

Der Versand bleibt, die Werkzeuge ändern sich. Shopify kann Versandregeln nach Gewicht, Preis und Zonen abbilden, Abholung vor Ort anbieten und Sendungsverfolgungen an Kunden schicken. Beim Etikettendruck gibt es eine deutsche Besonderheit: DHL-Etiketten lassen sich laut Shopify-Hilfe direkt im Adminbereich erstellen, allerdings nur für Sendungen innerhalb Deutschlands und nur mit einem Versandstandort in Deutschland (Stand September 2026).

Für alles darüber hinaus gibt es zwei Wege. Entweder eine Versand-App wie Sendcloud oder die Anbindung deines Dienstleisters, oder der Druck läuft weiter aus deiner Warenwirtschaft. Wer heute schon aus der Wawi versendet, ändert am Versandalltag oft gar nichts, und das ist ein gutes Argument für Modell 1.

Prüfe außerdem drei Details, die im Alltag schnell nerven: Retourenetiketten, Teillieferungen und Sendungen an Packstationen. Alle drei sind lösbar, aber keines davon ist ein Nebenbei-Thema.

Ein vierter Punkt betrifft die Kommunikation an deine Kundschaft. Versandbestätigungen und Sendungsverfolgung kommen künftig aus Shopify oder aus deiner Versandlösung, mit anderem Absender, anderem Layout und anderem Zeitpunkt. Schau dir diese Nachrichten vor dem Start einmal komplett an, statt sie erst am ersten Tag im Postfach eines Kunden zu sehen.

Wie kommen Rechnungen und Buchhaltung zusammen?

Über eine App, und diese Entscheidung gehört an den Anfang. Shopify erstellt keine Rechnungen. Für den deutschen Markt bedeutet das: Du brauchst eine Lösung, die Belege erzeugt, fortlaufende Rechnungsnummern führt und deine Steuerkanzlei bedient. Verbreitet sind Anbindungen an Programme wie sevdesk und Lexware Office sowie Apps, die einen Export für DATEV bereitstellen.

Wichtig ist die Trennung zweier Nummernkreise. Die Bestellnummer vergibt Shopify, sie startet in jedem neuen Shop bei einem festen Wert und lässt sich nur um ein Präfix oder Suffix ergänzen. Die Rechnungsnummer führt deine Rechnungs-App. Wer beides gleichsetzt, bekommt genau das Problem, das in Foren regelmäßig auftaucht: doppelte oder springende Nummern nach dem Umzug. Wie du die Bestellhistorie und die Nummernkreise sauber überführst, steht im Beitrag zur Bestellhistorie bei der Shopify-Migration.

Die Bestellnummer gehört dem Shop, die Rechnungsnummer der Buchhaltung. Wer beides vermischt, sucht nach dem Umzug zwei Wochen lang Belege.

Was passiert mit Amazon, eBay, Otto und Kaufland?

Das hängt davon ab, wer deine Marktplätze steuert. Shopify bietet mit Marketplace Connect einen eigenen Kanal an. Er deckt laut Shopify-Hilfe Amazon, eBay, Walmart und Target Plus ab, wobei die letzten beiden nur für die USA gelten; die ersten 50 synchronisierten Marktplatzbestellungen im Monat sind kostenlos, danach fällt eine Gebühr je Bestellung an, die bei einem Monatsbetrag gedeckelt ist (Stand September 2026).

Für Otto Market und Kaufland gibt es diesen Weg nicht. Dort führen Drittanbieter-Apps oder die Warenwirtschaft zum Ziel. Das ist einer der häufigsten Gründe, warum Händler mit mehreren Marktplätzen bei Modell 1 bleiben: Die Wawi kann alle Kanäle, der Shop ist nur einer davon.

Eine Sache noch, die in Projekten gern übersehen wird: Bestände. Wenn Shop und Marktplätze aus verschiedenen Quellen gespeist werden, brauchst du eine klare Regel, wer die Wahrheit besitzt. Sonst verkaufst du am ersten guten Tag nach dem Umzug Artikel doppelt.

Newsletter und Tracking neu verdrahten

Beides zieht nicht einfach mit um, beides ist heikel, wenn man es nebenbei macht.

Newsletter. Klaviyo, CleverReach und Mailchimp lassen sich an Shopify anbinden und übernehmen Kundendaten samt Einwilligungsstatus. Zwei Fallstricke: Erstens solltest du deinen bisherigen Anbieter trennen, bevor du den neuen verbindest, sonst laufen in der Übergangszeit Bestätigungsmails doppelt. Zweitens gilt für die Einwilligung dasselbe wie für alle Kundendaten: Du überträgst nur, was du auch nachweisen kannst. Wie du die Nachweise sauber mitnimmst, steht im Beitrag zu den Kundenkonten bei der Shopify-Migration.

Tracking. Google Analytics wird über den Google-Kanal eingerichtet, Meta über die zugehörige App. Wichtig ist das Aufräumen davor: Wenn im alten Shop Zählpixel von Hand ins Template eingebaut waren, gehören sie nach dem Umzug nicht noch einmal ins Theme, sonst zählst du doppelt. Und die Einwilligungsverwaltung muss zum Tracking passen, weil das Banner von Shopify nur die hauseigenen Werkzeuge steuert. Was das für die Datenschutzerklärung bedeutet, steht im Beitrag zum rechtssicheren Wechsel zu Shopify, eine praktische Einordnung zum Messen ohne Cookie-Banner in unserem Beitrag zur DSGVO-konformen Webanalyse.

Was tun, wenn es für dein System keine Anbindung gibt?

Dann gibt es drei Wege, und alle drei sind in Ordnung, solange du sie bewusst wählst.

Den Prozess umstellen. Der unbeliebteste, aber oft beste Weg. Wenn dein Warenwirtschaftssystem betagt ist und ohnehin nur zwei Dinge erledigt, ist die ehrliche Frage, ob es bleiben muss. Ein Systemwechsel ist der einzige Moment, in dem sich diese Frage ohne Zusatzaufwand stellen lässt.

Eine Brücke bauen lassen. Shopify hat eine dokumentierte Schnittstelle, über die sich Artikel, Bestände, Bestellungen und Kunden austauschen lassen. Eine individuelle Anbindung ist damit möglich, kostet aber Entwicklung und dauerhafte Pflege. Sinnvoll ist sie, wenn das Zielsystem geschäftskritisch ist und bleibt.

Mit Dateien arbeiten. Nicht elegant, aber belastbar: Bestände und Bestellungen laufen über regelmäßige Exporte und Importe. Für kleinere Mengen und stabile Abläufe ist das eine legitime Zwischenlösung, besonders in der Anfangszeit nach dem Umzug.

Was du in allen drei Fällen festlegen solltest, ist die Frage nach dem führenden System je Datenart. Wer schreibt Bestände? Wer vergibt Bestellnummern? Wo werden Preise gepflegt? Wenn diese drei Fragen beantwortet sind, lässt sich fast jede Landschaft sauber betreiben. Wenn nicht, entstehen genau die Fehler, die man später nur mühsam findet: Artikel mit zwei Wahrheiten, Bestellungen, die in einem System fehlen, und Preise, die je nach Kanal abweichen.

Wie prüfst du eine Anbindung, bevor das Projekt startet?

Mit einem Testlauf auf echten Daten, nicht mit einem Blick in die Funktionsliste. Jede Anbindung verspricht, Artikel, Bestände und Aufträge zu synchronisieren. Der Unterschied steckt in den Feldern, die dein Geschäft braucht, und der zeigt sich erst am konkreten Fall.

So gehen wir dabei vor, und das kannst du genauso machen:

1. Testumgebung aufsetzen. Ein Entwicklungs-Shop ist kostenlos und in Minuten angelegt. Dort läuft der Testlauf, nicht im späteren Produktivsystem.
2. Die schwierigsten zehn Artikel wählen. Nicht die einfachen. Nimm das Produkt mit den meisten Varianten, das mit Grundpreis, das mit abweichendem Steuersatz, das Set, das Zubehör mit Mindestbestellmenge.
3. Einmal hin und zurück. Artikel aus dem führenden System übertragen, im Shop prüfen, eine Testbestellung auslösen und kontrollieren, ob sie vollständig zurückkommt: mit Zahlart, Versandart, Adressen, Steuern und Bestellnummer.
4. Die Sonderfälle durchspielen. Storno, Teilstorno, Gutschrift, Retoure, Adressänderung nach der Bestellung. Genau hier unterscheiden sich Anbindungen, und genau hier fällt es im Alltag auf.
5. Protokoll führen. Was ging, was nicht, was nur mit Umweg. Diese Liste ist später die Grundlage für die Entscheidung, welche Felder du als Zusatzdaten abbildest und welche Prozesse du anders aufsetzt.

Dieser Testlauf kostet je nach Setup einen halben bis einen ganzen Tag. Er ist die günstigste Versicherung im ganzen Projekt, weil er die eine Frage beantwortet, die sonst erst nach dem Start auftaucht: Passt unser Alltag in dieses System?

Was passiert am Umschalttag mit den Anbindungen?

Sie werden in einer festen Reihenfolge scharf geschaltet, und zwar nach dem Shop, nicht davor. Die Reihenfolge hat einen einfachen Grund: Solange der alte Shop noch verkauft, dürfen keine zwei Systeme gleichzeitig Bestände oder Aufträge schreiben.

Bewährt hat sich dieser Ablauf:

• Vorab: Anbindungen im neuen Shop einrichten, aber im Testmodus lassen oder pausieren. Zugangsdaten und Schnittstellen sind eingetragen, es fließt nur nichts.
• Kurz vor dem Umschalten: Bestände im alten Shop einfrieren, letzte Aufträge abarbeiten, Datenstand abgleichen.
• Beim Umschalten: Domain verbinden, dann die Warenwirtschaft aktiv schalten und den ersten Abgleich beobachten, nicht nur starten.
• Direkt danach: Eine echte Bestellung aufgeben, komplett durchlaufen lassen und prüfen, ob sie in Warenwirtschaft, Buchhaltung und Versand ankommt. Erst dann sind die Kanäle dran.
• Marktplätze zuletzt. Sie bekommen die neue Bestandsquelle, wenn die Kette steht. Wer sie zuerst umstellt, riskiert Überverkäufe an genau dem Tag, an dem niemand Zeit dafür hat.

Ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit: automatische Nachrichten. Newsletter-Willkommensstrecken, Bewertungsanfragen und Erinnerungen an abgebrochene Käufe greifen auf frisch importierte Daten zu und feuern im schlimmsten Fall gegen den gesamten Bestand. Pausier diese Automatisierungen, bevor du Kunden und Bestellungen importierst, und schalte sie erst wieder ein, wenn die Datenlage stimmt.

Was das an laufenden Kosten bedeutet

Jede Anbindung ist entweder Bordmittel, App oder Warenwirtschaft. Diese Übersicht hilft beim Sortieren, bevor du Angebote einholst.

Bereich	Bordmittel oder App?	Worauf du achten musst
Warenwirtschaft	App oder Connector	Testlauf mit echten Artikeln, Bewertung und Funktionsumfang prüfen
Zahlungsarten	Bordmittel plus Anbieter	Fehlende Methoden früh klären, Transaktionsgebühr je Plan beachten
Versandregeln	Bordmittel	Zonen, Gewichte, Abholung; Retouren mitdenken
Etikettendruck	Bordmittel oder App	Im Adminbereich nur innerdeutsch, sonst App oder Warenwirtschaft
Rechnungen	App	Eigener Nummernkreis, Belegformat, Archivierung
Buchhaltungsexport	App	Format der Steuerkanzlei vorher abstimmen
Marktplätze	Kanal, App oder Wawi	Otto und Kaufland nicht im hauseigenen Kanal
Newsletter	App	Alten Anbieter vorher trennen, Einwilligungen nachweisen
Tracking und Einwilligung	Kanal plus App	Alte Pixel entfernen, Banner und Tracking abstimmen

Als Faustregel für die Kalkulation: Drei bis fünf Apps sind in einem deutschen Shop normal. Zehn sind ein Warnsignal, weil jede App Geld kostet, gepflegt werden will und im schlimmsten Fall bei einem Shopify-Update klemmt. Prüfe bei jeder App, ob Shopify die Aufgabe nicht ohnehin kann. Wie sich Projekt- und Betriebskosten insgesamt zusammensetzen, rechnen wir im Beitrag zu den Kosten des Wechsels zu Shopify durch.

Ein letzter Punkt zur Reihenfolge im Projekt: Kläre die Anbindungen, bevor du das Theme baust. Klingt trivial, wird aber regelmäßig andersherum gemacht, weil das Design sichtbar ist und Schnittstellen nicht. Wenn sich nach dem Design herausstellt, dass Produkte zusätzliche Felder brauchen oder die Warenwirtschaft eine bestimmte Struktur erwartet, baust du Vorlagen zweimal.

Fazit: erst die Kette schließen, dann umziehen

Die Datenübernahme bekommt in Migrationsprojekten die meiste Aufmerksamkeit, die Anbindungen entscheiden über den Alltag danach. Wenn du vorher weißt, wer Artikel führt, welche Zahlarten bleiben, wie Etiketten entstehen, wer Rechnungen schreibt und wie Marktplätze versorgt werden, ist der Rest Handwerk. Wenn nicht, merkst du es in der ersten Woche nach dem Start, und zwar an der unangenehmsten Stelle: im Tagesgeschäft.

Genau deshalb beginnen wir bei Webforging jedes Migrationsprojekt mit dieser Bestandsaufnahme, bevor wir über Theme und Daten sprechen. Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir deine Systeme durch und sagen dir ehrlich, was bleibt, was ersetzt wird und was zusätzlich kostet. Erzähl uns, was an deinem Shop hängt. Wie wir E-Commerce-Projekte grundsätzlich aufsetzen, steht auf unserer E-Commerce-Seite und der Shopify-Seite.