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Der Kundenbereich in Shopify sammelt zu jeder Person Bestellhistorie, Adressen, Tags, Notizen und die Marketing-Einwilligung an einem Ort. Aus diesen Feldern baust du Segmente, und Segmente sind wiederum die Zielgruppen für Rabatte und Marketing. Der Bereich ist damit weniger eine Adressverwaltung als die Datenbasis für alles, was mit Wiederkäufen zu tun hat.
Dieser Beitrag gehört zum großen Guide über den Shopify Admin.
Was zeigt die Kundenliste?
Die fünf Angaben, die im Alltag zählen: Name, E-Mail-Abonnement, Standort, Anzahl Bestellungen und ausgegebener Betrag.
Die Spalte E-Mail-Abonnement ist die rechtlich wichtigste im ganzen Admin. Sie zeigt für jede Person, ob eine Einwilligung in Werbe-E-Mails vorliegt. Wer in Deutschland Newsletter versendet, filtert hier, und zwar bevor der Export für das Mailwerkzeug entsteht.
Über der Liste steht ein Feld mit der Aufforderung, ein Segment zu beschreiben. Dahinter steckt ein KI-gestützter Segmentbaukasten: Du formulierst die Zielgruppe in normaler Sprache, Shopify übersetzt sie in eine Abfrage. Das funktioniert für einfache Fälle gut und sollte trotzdem gegengeprüft werden, bevor daraus eine Kampagne wird.
Neben der Kundenliste liegen zwei Unterpunkte: Segmente für die gespeicherten Abfragen und Unternehmen für Firmenkunden im B2B-Modell.
Was steht im Kundenprofil?
Oben eine Kennzahlenzeile, links die Historie, rechts die Stammdaten.
Die Kennzahlenzeile zeigt ausgegebenen Betrag, Anzahl Bestellungen, Kundenalter und die RFM-Gruppe. Letztere ordnet die Person anhand von Aktualität, Häufigkeit und Höhe der Käufe ein, etwa als Neukunde oder als treuen Kunden. Sie braucht Bestellhistorie, um brauchbar zu sein, und bleibt in einem jungen Shop leer.
Links darunter die letzte Bestellung mit allen Positionen und ein Sprung in die vollständige Historie. Danach die Chronik, die dieselbe Rolle spielt wie auf der Bestellseite: Sie protokolliert, welche E-Mails an diese Person gingen, und nimmt interne Kommentare auf, die Kunden nie sehen.
Rechts stehen die Stammdaten:
- Kontaktinformationen mit E-Mail-Adresse und der Sprache, in der die Person Benachrichtigungen bekommt. Dieses kleine Detail entscheidet darüber, ob deine Bestellbestätigung auf Deutsch oder Englisch ankommt.
- Standardadresse und weitere hinterlegte Adressen.
- Marketing-Abonnements mit den Kanälen, für die eine Einwilligung vorliegt.
- Steuerdetails mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Angabe, ob Steuern erhoben werden. Hier stellst du eine Steuerbefreiung für einzelne Kunden ein.
- Shop-Guthaben, also ein hinterlegtes Guthaben, das bei künftigen Bestellungen verrechnet wird.
- Tags und Notizen als freie Felder für alles, was in kein Schema passt.
Tags sind dabei wichtiger, als sie aussehen. Sie sind das einzige völlig freie Ordnungsmerkmal am Kunden und die häufigste Bedingung in Segmenten. Wer sie diszipliniert vergibt, spart sich später komplizierte Abfragen.
Wie funktionieren Segmente?
Ein Segment ist eine gespeicherte Abfrage, keine feste Liste. Du definierst Bedingungen, und Shopify wertet sie bei jedem Aufruf neu aus. Wer die Bedingung erfüllt, gehört dazu, wer sie nicht mehr erfüllt, fällt heraus.
Als Bedingungen stehen unter anderem zur Verfügung: Anzahl Bestellungen, ausgegebener Betrag, Datum der letzten Bestellung, Land, Tags, Marketing-Einwilligung, RFM-Gruppe und gekaufte Produkte. Diese lassen sich mit und, oder und nicht verknüpfen.
Ein Segment ist kein Verteiler, den man einmal befüllt, sondern eine Regel, die sich selbst aktuell hält. Genau das macht es dem statischen Export überlegen.
Drei Segmente, die in fast jedem Shop Sinn ergeben:
- Einmalkäufer mit Einwilligung. Genau eine Bestellung, Marketing erlaubt. Die Zielgruppe für die Zweitkauf-Ansprache.
- Ruhende Stammkunden. Mindestens drei Bestellungen, letzte Bestellung länger her als sechs Monate. Die Zielgruppe für Rückgewinnung.
- Kunden eines bestimmten Produkts. Hat Produkt X gekauft. Die Zielgruppe für Nachschub, Zubehör oder ein Nachfolgeprodukt.
Segmente lassen sich in Rabatten als Zielgruppe auswählen. Ein Code, der nur für ein Segment gilt, ist damit ohne Zusatz-App möglich.
Wie kommen Kunden überhaupt in den Bestand?
Auf drei Wegen, und der Unterschied ist wichtiger, als er klingt.
Über eine Bestellung. Wer im Shop kauft, wird als Kunde angelegt, auch ohne Konto. Das ist der Normalfall und der Grund, warum der Kundenbestand fast immer größer ist als die Zahl der Kontoinhaber.
Über ein Kundenkonto. Wer sich registriert, legt zusätzlich ein Konto an und kann Bestellungen einsehen und Adressen pflegen. Ob Konten möglich, optional oder Pflicht sind, stellst du in den Einstellungen unter Kundenkonten ein.
Über einen Import. Für die Übernahme aus einem alten System oder aus einem Mailwerkzeug. Der Import läuft über eine CSV-Datei, Pflichtfeld ist praktisch nur die E-Mail-Adresse. Was dabei nie mitwandert, sind Passwörter: Sie liegen verschlüsselt und lassen sich nicht übertragen. Deine Kunden vergeben beim ersten Login ein neues.
Beim Import lohnt ein Zwischenschritt, den viele überspringen: erst zehn Datensätze importieren, das Ergebnis im Admin ansehen, dann den Rest. Ein Import mit falsch zugeordneten Spalten ist mühsam zu bereinigen, weil er bestehende Datensätze über die E-Mail-Adresse überschreibt.
Was ist bei Einwilligungen zu beachten?
Die Einwilligung ist kein Häkchen, sondern ein Nachweis. Shopify speichert neben dem Status auch, wann und über welchen Weg sie erteilt wurde. Drei Punkte, die in der Praxis regelmäßig für Ärger sorgen:
Bestellung ist keine Einwilligung. Wer bei dir kauft, hat damit nicht dem Newsletter zugestimmt. Im Checkout gibt es dafür ein eigenes, standardmäßig nicht vorausgewähltes Feld, das du in den Einstellungen unter Checkout konfigurierst.
Importierte Einwilligungen brauchen eine Grundlage. Beim CSV-Import lässt sich der Status setzen. Das ist nur zulässig, wenn die Einwilligung im alten System nachweislich vorlag. Bei einer Shop-Migration gehört dieser Nachweis in die Übergabe.
Abmeldungen wirken sofort und global. Wer sich abmeldet, verschwindet aus allen Segmenten, die auf die Einwilligung filtern. Wenn dein Mailwerkzeug einen eigenen Verteiler pflegt, muss der Abgleich in beide Richtungen laufen, sonst schreibst du Menschen an, die abbestellt haben.
Wer Kundendaten sammelt, sollte ohnehin einmal grundsätzlich klären, was er misst und mit welcher Rechtsgrundlage. Dazu passt unser Beitrag zur DSGVO-konformen Webanalyse.
Was tun bei einer Auskunfts- oder Löschanfrage?
Beides ist im Admin vorgesehen, an unterschiedlichen Stellen. Über Weitere Aktionen im Kundenprofil forderst du die gespeicherten Daten einer Person an oder stößt eine Löschung an.
Der Unterschied zwischen den beiden Löschwegen ist praktisch relevant. Ein Kunde ohne Bestellungen lässt sich direkt löschen, der Datensatz verschwindet. Ein Kunde mit Bestellungen lässt sich nicht einfach entfernen, weil Bestellungen Belege sind und aufbewahrt werden müssen. Shopify bietet dafür die Anforderung einer Datenlöschung an, die die personenbezogenen Angaben entfernt und die Bestellung als anonymisierten Vorgang stehen lässt.
Beide Vorgänge laufen nicht sofort, sondern mit Verzögerung, und sie sind nicht umkehrbar. Wer eine Anfrage bearbeitet, sollte den Auftrag deshalb dokumentieren, bevor er ihn auslöst.
Was leistet der Bereich Unternehmen?
Er bildet Firmenkunden ab, für die andere Regeln gelten als für Privatkunden. Ein Unternehmen hat einen oder mehrere Standorte, jedem Standort sind Ansprechpartner zugeordnet, und an jedem Standort hängen eigene Zahlungsbedingungen, eine eigene Steuerbehandlung und ein eigener Katalog mit eigenen Preisen.
Der praktische Unterschied zum normalen Kundenkonto: Ein Ansprechpartner meldet sich an und sieht sofort seine Firmenpreise, kauft auf Rechnung mit Zahlungsziel und bestellt auf die hinterlegte Lieferadresse. Ohne diese Funktion behilft man sich mit Entwurfsbestellungen, wie im Beitrag zum Verwalten von Bestellungen beschrieben, was ab einer gewissen Zahl an Firmenkunden mühsam wird.
Die B2B-Funktionen sind an höhere Tarife gebunden. Wer regelmäßig an Gewerbekunden liefert, sollte das in der Tarifentscheidung berücksichtigen, statt es später über Apps nachzubauen.
Kurz zusammengefasst
Der Kundenbereich lebt von drei Dingen: sauber gepflegten Tags, dokumentierten Einwilligungen und Segmenten statt Exportlisten. Wer diese drei von Anfang an ernst nimmt, kann später ohne Zusatzwerkzeug gezielt ansprechen. Wer sie schleifen lässt, hat einen Adressbestand ohne Struktur und darf beim ersten Marketingvorhaben nachpflegen.
Wenn ihr Kundendaten aus einem Altsystem übernehmt oder Shopify mit einem CRM verbinden wollt, sind das Projekte, die wir häufig begleiten. Erzähl uns im Erstgespräch, wie eure Daten heute liegen.
